Carolinea 76

6 Carolinea 76 (2018) Verschiedene Anwender gebrauchen jedoch un- terschiedliche Methoden und Arbeitsmittel zum Inventarisieren. Und Erfahrungswerte über die Haltbarkeit von Tinte und Papier im Laufe der Jahre sind spärlich verfügbar. Der gesamte In- ventarisierungsprozess sollte daher vereinheit- licht werden, um optimierter und über mehrere Bearbeiter und lange Zeiträume hinweg die glei- chen Informationen zu erheben und Fehlstellen vorzubeugen. Zudem sollten diese Standards in schriftlicher Form verfügbar sein, um Übergabe- und Verständlichkeitsproblemen Vorsorge zu tra- gen. Die Vergleichbarkeit von Datensätzen wäre somit auch über einen jahrelangen Zeitraum gegeben. Den Sammlungsbearbeitern sollen mit diesem Leitfaden zeitraubende Recherchen zu Arbeits- materialien und den Institutionen die potentielle Doppelarbeit durch raschen Zerfall von Beschrif- tungen und Etiketten erspart werden. Weiterhin werden Vorschläge zu Inventarnummern, Hin- weise zur Standortvergabe und Hilfen zum Da- tenmanagement gegeben. Der Inventarisierungsprozess Der eigentliche Prozessablauf des Inventari- sierens soll hier nur grob aufgegriffen werden. Natürlich spielen dabei Sachzwänge und ge- wachsene Strukturen sowie neue technische Er- rungenschaften eine große Rolle. In Abb. 1 wird die grundlegende Vorgehensweise der Autoren beschrieben. Die Hauptaufgabe der Inventarisie- rung ist die Bestandsaufnahme und Dokumen- tation des Sammlungsbestandes, darunter fällt die Erfassung aller verfügbaren Informationen des einzelnen Objektes, was wiederum die Auf- findbarkeit des Objektes in der Sammlung ge- währleistet. Wenn sich der Bearbeiter selbst die Frage stellt: „Wonach würde jemand suchen, um genau dieses Objekt finden zu wollen?“, ist die Antwort auf diese Frage genau die Information, die sammlungsrelevant ist. Die digitale oder ana- loge Katalogisierung sind gängige Möglichkeiten der Inventarisierung. Das Systematisieren oder Vorsortieren fügt die zu inventarisierenden Objekte in ein bereits be- stehendes, grundlegendes Ordnungsprinzip ein. Hierbei werden – soweit möglich – Gesteine, Fossilien und Minerale voneinander getrennt und an die entsprechenden Kustoden überge- ben. Zudem können auch schon räumliche Ab- grenzungen geschaffen werden. Die nicht zu den geowissenschaftlichen Sammlungen gehörigen Objekte (z.B. Verpackungsmaterial: historische Zeitungen, Kisten, Flaschen, Literatur) sollten an die zuständige Fachsektion mit der vorliegenden Datenlage übergeben werden. Ein reger Aus- tausch zwischen den Sammlungsleitern ist, vor allem auch in Hinblick auf eine einheitliche Inven- tarisierung, unabdingbar! Einzelne Objekte ohne Hintergrunddaten sollten vorerst zurückgestellt werden, um ggf. nachträgliche Datenfunde nach- zutragen. Ob jene Objekte auch ohne Daten in die Sammlung aufgenommen werden, entschei- det der Kurator in fachlicher Absprache. Das Ent- sorgen von Objekten wird von den Autoren nicht empfohlen. Zu hoch ist die Wahrscheinlichkeit, noch alte Etiketten oder weitere Informationen im Laufe der Inventarisierung der Sammlung zu ent- decken. Ist ein Objekt für die Sammlung definitiv nicht brauchbar (Redundanz, Zerstörung, keine Informationen etc.) ist eine ausgiebige Diskus- sion über die Verfahrensweise im Fachkreis von Nöten. Generell sollte auch der Nutzen für päda- gogische Zwecke in Betracht gezogen werden. Das Vorsortieren erleichtert die kommenden Ar- beitsschritte, verschafft einen Überblick, hilft, die Objekte später in die jeweils zugehörigen fach- lichen Datenbanken einzupflegen oder verringert somit ggf. sogar die Anzahl der zu bearbeitenden Objekte. Die zu bearbeitenden Objekte sollten nun im Sammlungsbestand erfasst werden. Mit der Ausstellung einer laufenden Eingangsnummer für jedes Objekt (Eingangsetikett) und die Ein- tragung dieser Eingangsnummer nebst Herkunft des Objektes (Donator, Ansprechpartner…) sowie Zeitpunkt der Objektannahme wird der Übergang des Objektes in die Sammlung fest- gehalten. Dies hat den Vorteil, auch bei der Annahme einer großen Anzahl neuer Objekte jederzeit über das Vorhandensein jener Objekte informiert zu sein, obgleich eine Inventarisierung noch aussteht. Gleichzeitig ist der Sammlungs- bestand und Inventarisierungsaufwand auch bei wechselnden Mitarbeitern zu jeder Zeit trans- parent einsehbar. Die Objektlagerung erfolgt in einer Aufbewahrungsbox/Schachtel mit dem Eingangsetikett. Hier zeichnet sich bereits ein „Dreiklang“ aus Objekt, Etikett und Schachtel ab (Abb. 2, 3). Die Eingangsnummer verbindet so- wohl die Elemente des Dreiklangs als auch jene mit der Sammlung. Im nächsten Schritt erfolgt die Vergabe einer Inventarnummer, weiterhin die Ausstellung des Sammlungsetikettes mit derselben darauf. Auch hierbei gilt es, den Dreiklang aus Objekt, Samm- lungsetikett und Schachtel zu bewahren. Die